VvE Beheer

Voordelig VvE Beheer voor Verenigingen van Eigenaren

Keijzer Administratie VvE Beheer is een in VvE Beheer gespecialiseerd administratiekantoor. Wij voeren de de volledige administratie en zijn de deskundige rechterhand van het Bestuur. Op het gebied van technische zaken, verzekeringen en juridische kwesties laten wij ons terzijde staan door ingenieurs, assuradeurs en juristen. Zo worden alle zaken die te maken hebben met het beheer van uw appartementencomplex deskundig afgewikkeld.

Waarom VvE Beheer?

Van een eigenaar van een appartement kan niet verwacht worden dat hij of zij op de hoogte is van alle wetgevingen op het gebied van VvE Beheer. Net als op het gebied van onderhoud zal niet altijd de benodigde deskundigheid aanwezig zijn om te weten hoe, wat en wanneer iets moet gebeuren.

Met regelmaat verandert de wetgeving en ook de technologische kennis die nodig is om goed overzicht te houden en inzicht te krijgen in bijvoorbeeld de installaties die in het complex aanwezig zijn, is van een aanzienlijke omvang.

VvE beheer; uw zorg uit handen

Voor Verenigingen van Eigenaren kan het daarom prettig zijn als een aantal werkzaamheden uitbesteed kunnen worden en/of u bij deze werkzaamheden wordt ondersteund. Een professionele partij die zich dagelijks met VvE Beheer bezighoudt. Keijzer Administratie heeft hiervoor speciale pakketten samengesteld.

Pakket VvE Basis

Administratief VvE beheer

Administratief Beheer is onze basis dienstverlening en alleen hiermee nemen wij u al heel veel werk uit handen. Van het betalen van de rekeningen tot en met het opstellen van de jaarrekening en de begroting.

Een greep uit onze werkzaamheden:

financiële administratie

Onder financiële administratie verstaan wij voeren van de volledige administratie waarin alle inkomsten en uitgaven worden verwerkt. Wij zorgen ervoor dat de administratie maandelijks wordt geactualiseerd.

voeren van de ledenadministratie

Wij houden de ledenadministratie actueel en als leden hun eigendom verhuren dan regelen we de gebruikersverklaringen. De uittredingskosten in verband met de financiële afwikkeling met de notaris worden separaat bij verkoper in rekening gebracht.

opstellen jaarverslag

Wij stellen de jaarrekening samen die, naast de balans en de exploitatierekening, bestaat uit toelichtingen en specificaties voor de kascommissie.

Op basis van het jaarverslag en het advies van de kascommissie wordt het bestuur in de ledenvergadering gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid.

opstellen jaarbegroting en berekenen servicebijdragen

Elk jaar stellen wij, op basis van het jaarverslag en de actualiteiten, de begroting op voor het volgende jaar. Op basis hiervan kunnen de maandelijkse voorschotbijdragen worden vastgesteld.

incasseren servicebijdragen

Naast de vaste kosten van de VvE worden in de servicebijdragen ook de reserveringen opgenomen voor toekomstige uitgaven voor groot onderhoud. Wij innen periodiek (meestal maandelijks) deze bijdragen en indien nodig verzorgen wij de administratieve afwikkeling van de definitieve bijdragen. Uiteraard voeren wij, in nauwe samenwerking met de gerechtsdeurwaarder, een strikte bewaking bij eventuele betaalachterstanden.

factuurbetaling

Wij betalen alle inkomende facturen na goedkeuring door het bestuur van de VvE.

Pakket VvE Plus

Administratief en Bestuurlijk VvE Beheer

Als u kiest voor Pakket VvE Plus dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis genoemde werkzaamheden verricht, plus:

bestuurlijke ondersteuning

Het besturen van een VvE vergt niet alleen veel tijd en moeite maar ook deskundigheid op uiteenlopende gebieden. Wij helpen u graag bij advies op lastige vraagstukken. Met onze kennis van het appartementsrecht zijn wij hét aanspreekpunt voor uw praktische vragen.

voorbereiden, begeleiden en notuleren van vergaderingen

In de Vergadering van eigenaren worden alle beslissingen genomen. Zij stelt het jaarverslag en de begroting officieel vast. Wij nemen u bij de organisatie veel werk uit handen. Wij ondersteunen u bij de voorbereiding, schrijven de vergadering voor u uit en verzorgen desgewenst de notulen. Waar mogelijk helpen wij het bestuur met het opvolgen van de besluiten. Bijvoorbeeld het actueel houden van de vermeldingen in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

archiveren van stukken en online VvE-dossier

Wij leggen een digitaal archief aan van de historische stukken volgens de wettelijke bewaartermijn. Via ons online dossier kunnen de leden allerlei informatie en documenten, zoals de splitsingsakte, vergadernotulen en jaarverslagen, van de VvE raadplegen.

verzekeringen

Wij hebben zeer goede afspraken met verzekeraars die geheel ten gunste komen aan de VvE’s. U profiteert hierdoor van zeer scherpe verzekeringspremies.

Pakket VvE Uitgebreid

Administratief en Bestuurlijk Beheer met Technisch Advies

Voor het Bestuursondersteunend Technisch Beheer werken wij onder andere nauw samen met Stichting VvE Belang. Zij hebben diverse methoden ontwikkeld om het technisch onderhoud voor een VvE eenvoudig en toegankelijk te maken en te houden. Het in stand houden, oftewel het goed onderhouden van het gemeenschappelijk eigendom, is immers de voornaamste taak van de VvE.

U bent als bestuur zelf goed in staat een planning te maken en om offertes op te vragen en te vergelijken maar u hecht er waarde aan dat er over de schouder meegekeken wordt.

Als u kiest voor Pakket VvE Uitgebreid dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis en plus genoemde werkzaamheden verricht, plus:

Bouwkundige Ondersteuning

Met de Module Bouwkundige Ondersteuning krijgt u een vaste contactpersoon toegewezen binnen VvE Belang. Dit is een ervaren bouwkundige aan wie u onbeperkt telefonische ondersteuning kunt vragen over uw bouwkundige zaken.

Uw contactpersoon komt jaarlijks bij u op bezoek om uw onderhoudscontracten, bijbehorende logboeken en desgewenst uw energiecontract te controleren. Ook de kwaliteit van uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden in het afgelopen jaar worden door middel van een visuele inspectie gecontroleerd.

Voor het vinden van een geschikt onderhoudsbedrijf wordt de OnderhoudsBedrijvengids gebruikt. Uw contactpersoon kan u helpen met het bepalen van hoofdzaken die terug moeten komen in een offerteaanvraag.

Beschikt uw VvE over een MJOP dat opgesteld is door VvE Belang en niet ouder is dan 2 jaar? Dan valt de jaarlijkse actualisatie onder de Module Bouwkundige Ondersteuning.
Hebt u nog geen VvE Belang-MJOP? Tijdens zijn bezoek zal de bouwkundige een visuele inspectie uitvoeren. Op basis daarvan geeft hij u een advies omtrent uit te voeren onderhoud.

U ontvangt achteraf een korte verslaglegging van datgene wat tijdens het bezoek is besproken.

Uw voordelen op een rij:

De jaarlijkse actualisatie van uw VvE Belang meerjarenonderhoudsplan;
Een planning van de werkzaamheden voor het aankomende jaar. Vanzelfsprekend in overleg met u. Het vertrekpunt is altijd het VvE Belang MJOP;
Een vast contactpersoon bij VvE Belang voor al uw VvE-gerelateerde bouwkundige vragen en zaken;
Onbeperkt telefonische ondersteuning;
Jaarlijks bezoek; Controle
- Onderhoudscontracten
- Bijbehorende logboeken
- Energiecontract
- Kwaliteit uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden afgelopen jaar
Verslaglegging van het bezoek (t.b.v. administratie voor bijvoorbeeld uw ALV);
Ondersteuning offerteaanvraag onderhoudsbedrijf

	Prijs ex. btw
Tot en met 20 appartementen	€ 466,94
21 t/m 50 appartementen	€ 590,91
meer dan 50 appartementen	€ 710,74

Pakket VvE Compleet

Administratief, Bestuurlijk en Technisch Beheer
met 24-uurs Reparatiedienst

Voor het Bestuur ondersteunend Technisch Beheer werken wij onder andere nauw samen met Stichting VvE Belang. Zij hebben diverse methoden ontwikkeld om het technisch onderhoud voor een VvE eenvoudig en toegankelijk te maken en te houden. Het in stand houden, oftewel het goed onderhouden van het gemeenschappelijk eigendom, is immers de voornaamste taak van de VvE.

Als u kiest voor Pakket VvE Compleet dan worden voor u de hiervoor bij pakket basis, plus én uitgebreid genoemde werkzaamheden verricht, plus:

24-uurs Schade- en Reparatiedienst

24/7 Vastgoedonderhoud: Goed Geregeld!

Als bestuur van uw VvE kunt u geconfronteerd worden met kleine en grote reparatieverzoeken; van een defecte lamp tot een enorme lekkage. Reparatieverzoeken komen nooit gelegen, maar u zult zien dat ze zich voordoen als u net niet direct beschikbaar bent om adequate maatregelen te nemen; bijvoorbeeld als u aan het werk bent of zelfs tijdens uw vakantie. En als u het om die reden binnen uw VvE zo georganiseerd hebt dat het ieder lid toegestaan is om zelf een herstelbedrijf in te schakelen, dan kan het zomaar voorkomen dat er 3 nota’s volgen omdat dezelfde calamiteit door 3 leden bij 3 verschillende bedrijven zijn aangemeld. En dan moet de schade ook nog afgehandeld worden met de verzekeraar. Kortom, het liefst laat u dergelijke zaken centraal afgehandeld worden.

We horen u denken: “Maar daarvoor gaan we zeker de hoofdprijs betalen…”. Nee hoor! U kunt als VvE uw dagelijkse reparatie onderhoud centraal laten uitvoeren door diensten als Zoofy en de Klushulp van Centraal Beheer.

Bouwkundige Inspectie met een Meerjarenonderhoudsplan

Mjop

Iedere VvE is verplicht te sparen voor toekomstig onderhoud aan het pand. Dat gebeurt door middel van een reservefonds. Om goed in kaart te krijgen welke kosten het onderhoud – ook in de toekomst – met zich meebrengt, is een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) van groot belang.

Vanaf januari 2018 is een VvE verplicht om jaarlijks een minimumbedrag te reserveren voor onderhoud en herstel van het gebouw. De hoogte van het te reserveren bedrag wordt vastgesteld op basis van een meerjarig onderhoudsplan (MJOP), of is 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementencomplex. Alleen als 80% van de eigenaren akkoord is, kunnen zij afzien van storten in een onderhoudsfonds. De wet kent op dit onderdeel een overgangstermijn van 3 jaar, zodat VvE’s naar deze norm kunnen toegroeien of een goed Mjop kunnen opstellen én vaststellen.

Voordelen van een Mjop

Een meerjarenonderhoudsplan is een eerste voorwaarde voor goed onderhoud van uw gebouw en de daarin aanwezige installaties. Als u beschikt over een actueel Mjop:

heeft u inzicht in de bouwkundige staat van het gebouw;
voorkomt u onnodig hoge kosten door achterstallig onderhoud;
heeft u direct inzicht in de onderhoudskosten op de korte en de langere termijn;
reserveert u nooit te veel of te weinig en u voorkomt fluctuaties in de maandelijkse bijdragen.

Opstellen Mjop

Bij het opstellen van een MJOP komt de inspecteur ter plaatse voor een bouwkundige opname en een conditiemeting van het pand. Op basis van de bouwtekeningen, bevindingen van de opname en gemaakte foto’s stelt de inspecteur het meerjarenonderhoudsplan samen. Het schriftelijke rapport biedt tevens een samenvatting van de conditiemeting en een overzicht van zaken die direct aandacht nodig hebben. Ook de verplichte 5-jaarlijks actualisering van het Mjop kan VvE Belang voor u uitvoeren.

Een Mjop is dan ook een uitstekend hulpmiddel voor iedere VvE om te voldoen aan haar verplichting een reservefonds te hebben waarin voldoende middelen aanwezig zijn om het (toekomstig) onderhoud uit te betalen. VvE Belang kan dat voor u verzorgen; objectief, volstrekt onafhankelijk én voordelig. Een waarborg voor de kwaliteit van de onderhoudsplanning!

Planmatig Onderhoud

Met de Bouwkundige Coach krijgt u een vaste contactpersoon toegewezen binnen VvE Belang. Dit is een ervaren bouwkundige aan wie u onbeperkt telefonische ondersteuning kunt vragen over uw bouwkundige zaken.

Uw contactpersoon stelt voor u een Meerjarenonderhoudsplan op. Deze wordt vervolgens jaarlijks geactualiseerd.

Uw contactpersoon komt jaarlijks bij u op bezoek om de inspectie uit te voeren die noodzakelijk is voor de actualisatie van uw MJOP. Ook worden uw onderhoudscontracten, bijbehorende logboeken en desgewenst uw energiecontract gecontroleerd. Ook de kwaliteit van uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden in het afgelopen jaar worden door middel van een visuele inspectie gecontroleerd. U ontvangt achteraf een verslaglegging van hetgeen tijdens het bezoek is besproken.