Inleiding
De exploitatierekening geeft het overzicht van de opbrengsten en de kosten van de Vereniging van Eigenaren.
De opbrengsten beperken zich normaal tot de periodieke en incidentele bijdragen van de leden en de kosten worden gemaakt in overeenstemming met de begroting. De kosten die iedere VvE maakt zijn bijvoorbeeld bankkosten, verzekeringspremie en de contributie Kamer van Koophandel.
In dit hoofdstuk worden de voor een gemiddelde Vereniging van Eigenaren meest voorkomende kosten- en batenrekeningen doorgenomen.
De opbrengsten
De periodieke bijdragen
Je controleert of de in de begroting vastgestelde servicebijdragen zijn opgenomen.
De meeste reglementen spreken van een maandelijks voorschot. Ieder lid doet in principe dus 12 betalingen maar er zijn situaties denkbaar dat iemand met een andere frequentie heeft betaald.
Als van een lid 13 termijnbedragen zijn opgenomen dan kan verondersteld worden dat er onterecht een termijn van het nieuwe boekjaar is meegenomen. Andersom kan een lid die er maar 11 heeft betaald de 12de alsnog in het nieuwe boekjaar heeft betaald. Die 12de termijn moet in de opbrengsten zijn opgenomen en als vordering op de balans staan.
Zie ook: Nog te ontvangen servicebijdragen (debiteuren) eerder in deze publicatie.
De extra bijdrage(n)
Soms zijn er middelen nodig om een incidentele aanschaf te bekostigen. Of als is gebleken dat er onvoldoende is voorzien voor een uitgave in het kader van groot onderhoud. De extra bijdragen die in dit verband zijn vastgesteld in de Vergadering van Eigenaren moeten ook zijn opgenomen bij de opbrengsten.
Rentebaten
De middelen van de VvE die niet direct nodig zijn, zoals de voorziening voor groot onderhoud, worden rentedragend op een spaarrekening of deposito gezet. Deze opbrengsten kunnen in de exploitatie als rentebaten terecht komen of, zoals in hoofdstuk 2 bij “Eigen vermogen” die eerder in deze publicatie al aan bod kwam, aan de voorziening voor groot onderhoud worden toegevoegd.
Overige baten
Bij de overige baten moet je denken aan opbrengsten die eigenlijk niet thuis horen in deze administratie. Gesteld dat het vorige boekjaar is gecontroleerd, goedgekeurd en vastgesteld en halverwege dit jaar komt er een niet verwachte creditering voor een factuur uit dat voorgaande boekjaar. Eigenlijk hoort die creditfactuur in de administratie van vorig jaar. Om verschillende redenen wordt die factuur nu ingeboekt als een overige bate.
De kosten
De exploitatierekening laat op rubriekniveau zien welke kosten er zijn gemaakt en toont een vergelijking met zowel de begroting als de kosten van vorig jaar.
De toelichting op de exploitatierekening laat dezelfde vergelijking zien op detailniveau. Zo zie je snel de (grote) afwijkingen.
Als het Bestuur hierop geen toelichting heeft gegeven, die ook niet uit de verslagen van de bestuursvergaderingen blijkt, dan behoeft de controle een nadere cijferbeoordeling.
Er kan op twee manieren worden gecontroleerd. Je kunt ervoor kiezen om alle boekingen te controleren – de 100%-controle – of je voert een steekproef uit. Met de laatste manier kan worden volstaan, al kan het bij een kleine VvE, met een relatief klein aantal boekingen, efficiënt zijn om alle boekingen te controleren.
De 100% controle
Het startpunt van de controle zijn de betalingen (crediteringen) uit het bank- en kasboek. Je kunt die controleren vanaf het grootboek overzicht. Je gaat alle betalingen af en na controle vink je elke boeking afzonderlijk af.
Je controleert van iedere betaling of er een schriftelijke verantwoording, in de vorm van een door het bestuur geaccordeerde factuur, bon of declaratie, aanwezig is. Houd er rekening mee dat niet alle betalingen gespecificeerd hoeven te zijn. Van periodieke betalingen die via een automatische incasso zijn afgeschreven, wordt niet iedere betaling verantwoord. De energierekening bijvoorbeeld wordt op voorschotbasis geïncasseerd en jaarlijks wordt op basis van verbruik gespecificeerd en verrekend. Noteer de betalingen zonder verantwoording en controleer die later op de punten die elders in deze Kascommissie Wijzer worden behandeld.
De steekproef controle
Als de (wat grotere) vereniging grote aantallen betalingen verricht dan kan de controle daarvan zeer tijdrovend worden. De steekproefcontrole valt dan te overwegen. Zeker als het Bestuur de interne afspraken voor de controle en fiattering goed heeft georganiseerd.
Er zijn verschillende manieren van een steekproef controle.Je kunt ervoor kiezen om de van de begroting en/of afgelopen ja(a)r(en) afwijkende rubrieken te controleren, elke 5de of 10de boeking te controleren, de grotere bedragen te controleren, enzovoorts. Geeft de steekproef daartoe aanleiding dan kun je overwegen om de controle uit te breiden.
Wat controleert u
Aan de hand van de gegevens op de factuur, bon of declaratie controleert u:
- vertegenwoordigt het betaalde bedrag een acceptabele verhouding tussen de prijs en de geleverde dienst of product?
- reken de factuur na; klopt de berekening?
- is het product of de dienst daadwerkelijk aan de VvE geleverd?
- is er op de juiste kostenrubriek geboekt?
Wanneer een vraag met “Nee” wordt beantwoord dan wordt meer onderzoek verlangd.
De overlopende posten
Aan het begin van het boekjaar vinden er nog betalingen plaats van facturen die betrekking hadden op uitgaven uit het vorige jaar. Aan het einde van het boekjaar worden (meestal dezelfde) uitgaven geboekt die pas in het volgende jaar worden betaald. Dit noemen we de overlopende posten, ook wel transitorische posten genoemd.
De kans is groot dat de verschillen uit de controle tegen deze posten af te vinken zijn.