Deze Kascommissie Wijzer is geschreven voor de kascommissieleden van een Vereniging van Eigenaren maar het is ongetwijfeld ook een praktisch naslagwerk voor de leden en bestuursleden van de VvE (en misschien ook wel voor de kascommissieleden van een andersoortige (sport)vereniging).
Om accountantskosten te besparen worden er uit de leden van de VvE tenminste 2 vrijwilligers gevraagd om enkele uren van hun kostbare tijd te steken in de controle van het jaarverslag van de VvE. Het is niet de bedoeling om met het lezen van deze publicatie daar nog eens uren aan vast te plakken. Vandaar dat ernaar gestreefd is om de meest relevante onderwerpen te behandelen, vaktermen zoveel mogelijk te vermijden en het geheel makkelijk en snel leesbaar te houden.
Er bestaan verschillende boeken op dit gebied die de diepte ingaan waarmee ook de weinig voorkomende situaties aan bod komen.
De niet onmiddellijk benodigde algemene achtergrondinformatie en wettelijke bepalingen zijn daarom in deze publicatie achterwege gelaten.
U kunt hiernaast ook een pdf downloaden als u dat fijner lezen vindt.
De Wet
Volgens artikel 2:48BW van de wet moet het Bestuur van de VvE binnen zes maanden na afloop van het boekjaar het jaarverslag in een vergadering aan de leden voorleggen. Uit het verslag blijkt het gevoerde financiële beleid en die dient door de vergadering goedgekeurd te worden.
Wie controleert
Het verslag (balans en een exploitatierekening) moet eerst worden gecontroleerd. Daartoe dient een accountantsverklaring te worden overlegd. In de plaats van een accountantsverklaring mag er ook gecontroleerd worden door tenminste 2 leden die geen deel uitmaken van het Bestuur; de Kascommissie. De Kascommissie wordt gekozen door de Vergadering van Eigenaren, oftewel de Algeme Ledenvergadering (ALV).
Wat wordt gecontroleerd
De Kascommissie controleert de jaarstukken en brengt van haar bevindingen verslag uit aan de ALV. De Kascommissie heeft dus een controlerende en een adviserende taak. Uiteindelijk keurt de ALV het gevoerde financiële beleid, en daarmee het jaarverslag, goed of af. De controle beperkt zich niet tot cijfermatigheden. Of een uitgave is verricht in overeenstemming met de begroting is van groter belang dan de constatering dat er een euro teveel is uitbetaald aan de schoonmaker.
Voornaamste taken
De voornaamste taken van de kascommissie zijn derhalve:
- vaststellen dat de informatie in het jaarverslag juist is door controle van de balans en de exploitatierekening;
- vaststellen dat de afspraken uit de wet, de splitsingsakte, modelreglement en het huishoudelijk reglement zijn nageleefd;
- constateren en rapporteren over eventuele risico’s.
Benodigdheden
Om voornoemde taken goed uit te kunnen voeren moet het Bestuur aan de Kascommissie alle inlichtingen verschaf-fen. De volledige boeken en bescheiden dus. Voordat je aan de slag gaat is het goed om eerst na te gaan of de stukken compleet zijn.
Je dient tenminste verstrekt te krijgen:
- jaarverslag met balans, exploitatierekening en toelichtingen;
- uitdraai van het volledige grootboek;
- specificaties van de debiteuren- en crediteurenstand;
- specificatie van overlopende posten;
- alle bankafschriften;
- alle bonnen en facturen.
Daarnaast is het handig om bij de hand te hebben:
- de begroting;
- de vergadernotulen;
- de reglementen.