De 100% controle
Het startpunt van de controle zijn de betalingen (crediteringen) uit het bank- en kasboek. Je kunt die controleren vanaf het grootboek overzicht. Je gaat alle betalingen af en na controle vink je elke boeking afzonderlijk af. Je controleert van iedere betaling of er een schriftelijke verantwoording, in de vorm van een door het bestuur geaccordeerde factuur, bon of declaratie, aanwezig is. Houd er rekening mee dat niet alle betalingen gespecificeerd hoeven te zijn. Van periodieke betalingen die via een automatische incasso zijn afgeschreven, wordt niet iedere betaling verantwoord. De energierekening bijvoorbeeld wordt op voorschotbasis geïncasseerd en jaarlijks wordt op basis van verbruik gespecificeerd en verrekend. Noteer de betalingen zonder verantwoording en controleer die later op de punten die elders in deze handleiding worden behandeld.
De steekproef controle
Als de (wat grotere) vereniging grote aantallen betalingen verricht dan kan de controle daarvan zeer tijdrovend worden. De steekproefcontrole valt dan te overwegen. Zeker als het Bestuur de interne afspraken voor de controle en fiattering goed heeft georganiseerd. Er zijn verschillende manieren van een steekproef controle.
Je kunt ervoor kiezen om de van de begroting en/of afgelopen ja(a)r(en) afwijkende rubrieken te controleren, elke 5de of 10de boeking te controleren, de grotere bedragen te controleren, enzovoorts. Geeft de steekproef daartoe aanleiding dan kun je overwegen om de controle uit te breiden.
Wat wordt gecontroleerd
Aan de hand van de gegevens op de factuur, bon of declaratie wordt gecontroleerd:
- vertegenwoordigt het betaalde bedrag een acceptabele verhouding tussen de prijs en de geleverde dienst of product?
- reken de factuur na; klopt de berekening?
- is het product of de dienst daadwerkelijk aan de VvE geleverd?
- is er op de juiste kostensoort geboekt?
Wanneer een vraag met “Nee” wordt beantwoord dan wordt meer onderzoek verlangd.
De overlopende posten (transitoria)
Aan het begin van het boekjaar vinden er nog betalingen plaats van facturen die betrekking hadden op uitgaven uit het vorige jaar. Aan het einde van het boekjaar worden (meestal dezelfde) uitgaven geboekt die pas in het volgende jaar worden betaald. Dit noemen we de overlopende posten, ook wel transitorische posten genoemd.
De kans is groot dat de verschillen uit de controle tegen deze posten af te vinken zijn.